Pengorganisasian dan Organisasi

Pengorganisasian kata dasarnya adalah organisasi, pengorganisasian ialah pengaturan setelah perencanaan tersebut selesai digarap. Di dalam pengorganisasian, manajer memutuskan posisi-posisi yang perlu diisi serta tugas-tugas dan tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut.

Adapun organisasi adalah merupakan wadah, di mana suatu pengelompokkan orang-orang mendapat tugasnya masing-masing yang tertentu untuk mewujudkan suatu maksud atau tujuan menurut sistem dan wewenang yang telah ditetapkan. Jelasnya organisasi adalah tempat, pengorganisasian adalah pembagian tempat-tempat atau pengkotak-kotakan tempat menjadi lebih kecil. Dengan denmikian berbicara pengorganisasian adalah sama dengan berbicara organisasi. Selanjutnya di dalam modul ini lebih dibahas pada organisasi yang berarti sama dengan pembahasan pengorganisasian.

Beberapa ahli administrasi mengemukakan definisi organisasi, sebagai berikut:

-        Organisasi ialah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu maksud bersama (James D. Money).

-        Organisasi adalah suatu sistem mengenai kerja sama yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih (Chester/Bernard).

Dari penjelasan di atas bahwa sistem kerja sama yang diatur dengan sengaja untuk mencapai tujuan tertentu sifatnya menjadi formal. Sistem kerja sama itu mempunyai tujuan tertentu, berlangsung dalam suatu waktu tertentu dan mempunyai identifikasi sendiri.

Jenis kerja sama itu tidak terhitung banyaknya, tetapi dalam garis besarnya dapat dikelompokan menjadi empat kategori:

a.    Yang berhubungan dengan aspek lingkungan fisik.

b.    Yang berhubungan dengan aspek sosial.

c.    Yang berhubungan dengan aspek individual.

d.    Yang berhubungan dengan variabel-variabel lain.

Yang berhubungan dengan aspek lingkungan fisik adalah faktor geografis, faktor sarana-prasarana yang dipergunakan organisasi. Aspek sosial terjadi karena hakekat kerja sama itu sendiri kecuali itu dalam mencapai tujuannya. Organisasi merupakan sub-sistem dari organisasi yang lebih besar sehingga ia mempunyai lingkungan sosial yang lebih luas sesuai dengan hakekatnya itu, aspek sosial selalu ada dalam setiap organisasi.

Aspek individual terdapat dalam organisasi itu sendiri, adalah kelompok individual yang mempunyai interaksi dan sistematik.

Organisasi adalah suatu sistem kerja sama antara dua orang atau lebih yang secara sadar dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ada beberapa ciri dalam sistem kerja sama itu, yaitu:

1)    Ada komunikasi antara dua orang yang berkeja sama itu.

2)    Individu dalam kerja sama itu mempunyai kemampuan untuk berkerja sama.

3)    Kerja sama itu ditujukan untuk mencapai tujuan.

Bernard menyebut tiga butir itu sebagai elemen organisasi, yaitu:

a.    Kemampuan untuk berkerja sama.

Tidak ada organisasi tanpa individu. Dalam organisasi yang menjadi pokok masalah sebenarnya bukan individu itu, tetapi kemauan mereka untuk berkerja sama.

b.    Tujuan yang ingin dicapai.

Kemauan untuk berkerja sama itu tidak dapat dikembangkan jikalau tidak ada tujuan yang jelas, merupakan elemen yang penting dalam organisasi.

c.    Komunikasi.

Proses kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi dapat dicapai melalui komunikasi. Komunikasi adalah sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai sub-sistem dalam organisasi.

Organisasi yang merupakan wadah atau ajang dari pada manajemen dapat dibedakan dalam dua pengertian:

(1)  Statis: Bahwa organisasi dipandang sebagai suatu struktur usaha.

Dalam pengertian yang statis, organisasi mempunyai pelbagai arti, yaitu:

a)    Suatu pengelompokkan orang-orang yang berkerja sama melaksanakan usaha.

b)    Sebagai sistem kewenangan dan wewenang mana yang memberikan kekuatan bagi setiap petugas/pejabat dalam melakukan tugasnya.

c)    Sebagai sistem pembagian atau distribusi tugas pekerjaan sehingga masing-masing pejabat memegang tugas tertentu.

d)    Sebagai rangka atau struktur dari pada kegiatan-kegiatan kerja.

(2)  Dinamis: Ialah merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang disebut organisasi atau pengorganisasian. Hal ini merupakan pendistribusian dari kegiatan-kegiatan kerja.

Unsur-unsur dari pada suatu organisasi, yaitu:

a.    Bentuk atau konfigurasi.

b.    Struktur atau kerangka.

c.    Jabatan-jabatan.

d.    Prinsip-prinsip atau aturan-aturan permainan.

1.    Prinsip-Prinsip Organisasi

Organisasi sebagai suatu sistem kerja sama mempunyai prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan. Prinsip-prinsip adalah bahan-bahan bangunan dari pada organisasi. Makin banyak prinsip yang dipergunakan, akan makin kompleks sifat dari pada organisasi yang bersangkutan dan akan makin sukar administrasinya.

Lyndall F. Urwick di dalam buku kecilnya “Notes on The Theory of Organization”, mengemukakan adanya sepuluh prinsip organisasi, yaitu:

a.    Principle of The Objective.

Setiap organisasi beserta staf dan bagian-bagiannya harus mempunyai maksud dan tujuan yang jelas, bila tidak maka organisasi itu tidak ada gunanya.

b.    Principle of Specialization.

Kegiatan-kegiatan dari setiap orang warga organisasi sejauh mungkin harus dibatasi kepada satu fungsi saja.

c.    Principle of Coordination.

Maksud dan tujuan pengorganisasian (organizing) adalah justru untuk memungkinkan adanya koordinasi, yakni kesatuan gerak dan upaya.

d.    Principle of Authority.

Dalam tiap organisasi mesti ada pimpinan yang tertinggi. Dari pimpinan tertinggi itu harus ada garis kewenangan yang jelas dan tegas ke bawah, ke semua orang warga organisasi.

e.    Principle of Responsibility.

Atasan bertanggung jawab secara mutlak atas semua perbuatan dari pada bawahannya di dalam rangka fungsi dan tugas orgasnisasi.

f.     Principle of Definition.

Isi dari pada setiap jabatan (posisi) termasuk kewajiban-kewajiban, kewenangannya dan tanggung jawabnya serta tata hubungan dengan jabatan-jabatan (posisi-posisi) lainnya, mutlak harus dirumuskan dengan jelas dan tegas secara tertulis dan di umumkan (disampaikan) kepada semua pihak yang bersangkutan.

g.    Principle of Corespondence.

Dalam tiap jabatan (posisi), kewenangan dan tanggung jawab harus cocok, memadai, setimpal dan sesuai.

h.    Principle of Control.

Setiap orang tidak boleh membawahi (supervise) lebih dari 5 atau 6 orang bawahan yang tugas pekerjaannya berkaitan (inter-locks). Makin sempit span of control-nya, akan semakin banyak tingkatan-tingkatannya (eselon-eselonnya, level-levelnya, peringkat-peringkatnya). Bila mana jumlah tingkatannya terlalu banyak, maka organisasinya akan menjadi lamban dan kaku. Jadi harus menjadi span yang cukup ringan secara vertikal dan horizontal.

i.      Principle of Balance.

Berbagai unit organisasi yang ada satu sama lain harus saling selalu diseimbangkan.

j.      Principle of Continuity.

Organisasi harus dibuat begitu dinamis sehingga dapat disesuaikan secara terus-menerus (tanpa menggoncangkan suasana) kepada perubahan-perubahan keadaan lingkungan dan tugas.

Teori Manajemen

Robert Owen (1771 - 1858)

           Owen menekankan tentang peranan sumberdaya manusia sebagai kunci keberhasilan perusahaan.Dilatar-belakangi oleh kondisi dan persyaratan kerja yang tidak memadai, dimana kondisi kerja sebelumnya dan kehidupan pekerja pada masa itu sangat buruk.

Owen berkesimpulan bahwa manajer harus menjadi pembaharu (reformer), Beliau melihat peranan pekerja sebagai yang cukup penting sebagai aset perusahaan. Pekerja bukan saja merupakan input, tetapi merupakan sumber daya perusahaan yang signifikan. Ia juga memperbaiki kondisi pekerjanya, dengan mendirikan perumahan (tempat tinggal) yang lebih baik. Beliau juga mendirikan toko, yang mana pekerjanya tidak kesusahan dan dapat membeli kebutuhan dengan harga murah. Ia juga mengurangi jam kerja dari 15 jam menjadi 10,5 jam, dan menolah pekerja dibawah umur 10 tahun.

Owen berpendapat dengan memperbaiki kondisi kerja atau invertasi pada sumber daya manusia, perusahaan dapat meningkatkan output dan juga keuntungan. Disamping itu Owen juga memperkenalkan sistem penilaian terbuka dan dilakukan setiap hari. Dengan cara seperti itu manajer diharapkan bisa melokalisir masalah yang ada dengan cepat.

Charles Babbage (1792 - 1871)

Menganjurkan untuk mengadakan pembagian tenaga kerja dalam kaitannya dengan pembagian pekerjaan. Sehingga setiap pekerja dapat dididik dalam suatu keterampilan khusus. Setiap pekerja hanya dituntut tanggungjawab khusus sesuai dengan spesialisasinya.

Tingkatan manajemen adalah tingkatan yang dimana ada tingkatan atas, tingkatan menengah dan tingkatan bawah :

·         Pengertian tingkatan  manajemen atas (Top Management)

Bertanggung jawab atas pengaruh yang ditimbulkan dari keputusan keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi contohnya itu: kepala sekolah, wakil kepala sekolah

·         Tingkatan manajemen menengah ( middle management)

arus memiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya itu keahlian dalam berkomunikasi, bekerja sama  dan memotivasi orang lain contohnya itu Guru Bk yang ada di sekolah

·         Tingkatan manajemen bawah (Low management)

 menyelesaikan rencana rencana yang sudah ditetapkan

·         Fungsi managemen itu untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan tentang    managemen contohnya itu planning ( rencana ), leading (bimbingan), controlling (mengkontrol)

·         Planning ( rencana) : manajemen atau merencanakan sesuatunya dengan teliti untuk menghasilkan kinerja dengan maksima

·         Leading (bimbingan):  bagaimana menggunakan pengaruh untuk memotivasi   seseorang dalam mencapai sasaran organisasi.

·         Controlling ( mengkontrol ) : berkenaan dgn pengawasan terhadap aktivitas sesorang menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai degan sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan

·         Teori manajemen klasik : Secara keilmuan, manajemen baru terumuskan kurang lebih di abad 18 atau awal abad 19 Masehi. Diantara tokoh-tokoh yang mula-mula memperkenalkan manajemen secara keilmuan adalah Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage (1972-1871). Owen seorang pembaru dan indrustrialisasi dari Inggris adalah di antara tokoh pertama yang menyatakan perlunya sumber daya manusia di dalam organisasi dan kesejahteraan pekerja. Sedangkan Babbage seorang ahli matematika dari Inggris orang yang pertama kali berbicara mengenai pentingnya efisiensi dalam proses produksi. Dia meyakini akan perlunya pembagian kerja dan perlunya penggunaan matematika dalam efisiensi penggunaan fasilitas dan material produksi.

·         Teori kuantitatif pada managemen : penelitian ilmiah yang sistematis terhadap bagian-bagian dan fenomena serta hubungan hubungannya. Tujuan penelitian kuantitatif adalah mengembangkan dan menggunakan model model matematis

·         Evolusi teori managemen itu evolusi managemen yang masa lampau masih digunakan dimasa sekarang

Manajemen, Manajer dan Kepemimpinan

A. MANAJEMEN
Manajemen sering di artikan sebagai “seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain”. Pada kenyataannya para manager mancapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Manajemen dapat diartikan dalam berbagai aspek, yaitu :
1. Proses perencanaan (Planning)
Menunjukkan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan kegiatannya sebelum melaksanakannya. Kegitan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana, atau logika, bukan asal tebak saja.
2. Pengorganisasian (Organization)
Berarti para manajer itu mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya bahan yang dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk mengarahkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuannya. Tentu saja,dengan makin terpadudan terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya organisasi. Mendapatkan koordinasi yang sedemikian itu merupakan salahsatu tugas manajer.
3. Memimpin (To Lead )
Menunjukkan bagaimana para manajer mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, menggunakan oaring lain untuk melaksanakan suatu tugaas tertentu. Dengan menciptakan suasana yang tepat,mereka membantu bawahannya bekerja sebaik mungkin.
4. Pengendalian (Controling)
Berarti para manajer berusaha untuk meykinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah tujuan.Apabila salah satu bagian dari organisasi menuju arah yang salah, para manajer beeusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkannya kembali ke tujuan yang benar.

B. RUANG LINGKUP MANAJEMEN
Ruang Lingkup Manajemem adalah lokasi di mana suatu organisasi mengembangkan kegiatan di tempat yang ditentukan dan mengendalikannya. Jadi, setiap perusahaan / badan usaha mempunyai ruang lingkup manajemen yang berbeda–beda sesuai dengan manajemen masing–masing perusahaan. Ruang lingkup manajemen dibagi menjadi dua, yaitu :
I. Lingkungan Luar (Eksternal), terdiri dari:
• Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio kultural (budaya), teknologi, dimensi internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi lingkungan alam.
• Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.
II. Lingkungan Dalam (Internal), terdiri dari :
• Manusia (specialized dan manajerial personal).
• Finansial (sumber, alokasi, dan control dana).
• Fisik (gedung, kantor, dll.).
• Sistem dan Teknologi.
• Sistem Nilai dan Budaya Organisasi.
Untuk mengukur dan menganalisis lingkungan ini digunakan analisis SWOT. Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:
• Strengths (kekuatan)
merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
• Weakness (kelemahan)
merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
• Opportunities (peluang)
merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
• Threats (ancaman)
merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

C. TINGKATAN MANAJEMEN
Kita telah menggunakan istilah “Manajer” untuk seseorang yang bertanggung jawab atas bawahan dan sumber daya lainnya dalam organisasi. Manajer adalah seseorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Banyak jenis manajer dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Manajer dibedakan dalam beberapa tingkatan :
1. Manajer Puncak(Top Manager)
Manajemen puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari suatu organisasi
2. Manajer Garis Menengah(middle manager)
Manajer yang dapat mencakup lebih dari satu tingkatan dalam suatu organisasi.
3. Manajer Garis Pertama (first line)
Adalah tingkatan manajer yang paling rendah dalam suatu organisasi di mana seorang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain.

Bagan Tingkatan Manajemen

Sedangkan menurut cakupan kegiatannya, manajer dapat dibedakan menjadi empat kelompok sebagaimana dikemukakan oleh Siswanto (2006:17) sebagai berikut:
1. Dewan direksi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola organisasi secara keseluruhan.
2. Presiden Organisasi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola para manajer agar dapat kesatuan gerak dan tindakan utuk merealisasikan tujuan.
3. Departemen atau Kepala Divisi cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya masing-,masing.
4. Manajer hierarki pertama cakupan kegiatannya dalam usaha pekerjaannya sesuai dengan tujuan oragnisasi.
Seorang manajer berperan sebagai pemimpin dalam suatu manajemen perusahaan yang berfungsi untuk memimpin, mengarahkan, memotivasi (mendorong) untuk mencapai tujuan .
Sedangkan peanan manajer dibagi menjadi 3, yaitu :
I. PERANAN ANTAR PRIBADI
Tiga peranan antar pribadi (interpersonal) membantu manajer menjagaagar organisasi berjalan dengan lancar, yaitu :
a. Peranan tokoh (figurehead). Sebagai kepala suatu unit, manajer kadang-kadang berperan sebagai seorang tokoh dengan melakukan tugas-tugas seremonial.
b. Peranan pemimpin (leader), mengangkat pegawai, melatihnya, memberi dorongan dan membesarkan hatinya.
c. Peranan penghubung (liaison), yaitu dengan berhubungan terhadap orang yang bukan bawahan atau atasan misalnya, dengan rekan-rekannya dalam organisasi atau dengan langganan dan rekanan di luar organisasi.
II. PERANAN INFORMASIONAL
Manajer membutuhkan informasi untuk membuat keputusan yang benar dan orang lain dalam departemennya / dalam organisasi tergantung pada informasi yang di terima atau disalurkan melalui manajer itu.
a. Peran sebagai pengamat, manajer secara terus menerus mencari informasi yang dapat diguanakan untuk keperluannya
b. Peran sebagai penyebar, yaitu ia membagi-bagikan informasi penting yang tanpa dia tidak akan diperoleh.
c. Peran sebagai juru bicara, manajer menyiarkan sebagian informasi yang dikumpulkannya kepada orang-orang di luar unitnya, bahkan di luar organisasi.
III. PERANAN PEMUTUS
Dalam hal ini seorang manajer harus bisa memberikan keputusan yang jelas, sehingga dapat dengan mudah dimengerti oleh si penerima keputusan.
1. Peran Wiraswasta (Entrepreneur), manajer berusaha untuk menyempurnakan unitnya.
2. Peran Pemadam Keributan ( Disturbance Handler), ia bertindak terhadap keadaan yang berada di luar pengendaliannya.
3. Peran Pembagi Sumber Daya (Resource Allocator), manajer bertanggung jawab dalam menentukan bagaimana dan kepada siapa sumber daya yang dimiliki organisasidan waktu yang di milikinya sendirin akan digunakan.
4. Peran Perunding (Negotiator), manajer melakukan perundingan dengan perusahaan konsultan,rekanan dan wakil serikat buruh.

D. KEPEMIMPINAN
Apa yang membuat seorang pemimpin menjadi efektif? Kebanyakan orang,bila mendapat pertanyaan ini,barangkali akan menjawab bahwa pemimpin yang efektif mempunyai bakat atau kualitas tertentu yang di harapkan misalnya Kharisma,Pandangan kedepan,daya persuasi dan intensitas. Dan memang, bila kita melihat pemimpin–pemimpin heroik seperti Napoleon,Washington, Kita mengakui bahwa ciri atau bakat seperti itu secara alamiah ada pada dan memang perlu untuk apa yang mereka capai.Tetapi,seperti akan kita lihat,ratusan penelitian tentang pemimpin dan kepemimpinan beberapa kembali ke abad 19 telah gagal untuk membuktikan bahwa setiap bakat atau kualitas secara konsisten berhubungan dengan kepemimpinan yang efektif.Meskipun ada riset yang intensif oleh para ilmuan sosial, namun pengetahuan kita taentang apa yang di perlukan untuk menjadi pemimpin yang efektif dan apa yang dilakukan oleh pemimpin yang efektif masih terbatas.
Para pemimpin memainkan peranan yang penting dalam membantu kelompok, organisasi, atau masayarakat mencapai tujuan mereka. Sebagai contoh,sudah diterima secara umum bahwa inggris pasti akan kalah dalam perang dunia II jika saja Neville teguh dan inspiratif dan Winston Churchill barang kali telah menyelamatkan inggris, bhakan mungkin juga seluruh dunia. Manajer jarang sekali harus menjadi pemimpin seperti model Chruchill atau Lincoln. Namum demikian , kemampuan kepemimpinan dan keterampilan dalam mengarahkan merupakan faktor penting dalam efektif manajer. Banyak perusahaan yang tampaknya akan bangkrut seakan mendapatkan tenaga baru ketika direktur utamanya diganti. Jika kita dapat mengenali kualitas yang berkaitan dengan kepemimpinan, maka kemampuan kita untuk memilih pemimpin yang efektif akan bertambah. Dan jika kita dapat mengenali perilaku dan teknik - teknik kepemimpinan yang efektif, kita barang kali akan dapat mempelajari perilaku dan teknik–teknik ini dan karena meningkatkan efektifitas pribai kita maupun organisasi.

E. DEFINISI KEPEMIMPINAN
Ralph M. Stogdill, dalam survainya mengenai teori dan riset kepemimpinan, telah menunjukan bahwa “ada banyak definisi yang berlainan tentang kepemimpinan hampir sebanyak orang yang berusaha mendefinisikan konsp tersebut”. Kita akan mendefinisikan kepemimpinan manajerial sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas dari anggota kelompok. Ada 3 implikasi yang penting dari defini kita yaitu:
1. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain – bawahan atau pengikut. Dengan kesedian mereka menerima pengarahan dari pemimpin , para anggota kelompok membantu menentukn status pemimpin dan memungkinkan proses kepemimpinan . tanpa bawahan, semua kualitas kemimpinan manajer akan tidak relevan.
2. Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata dari kekuasan diantara pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok, yang tidak dapat secara serupa mengrahkan kegiatan pemimpin. Namun demikian, anggota kelompok jelas akan mempengaruhi kegiatan itu dalam beberapa cara.
3. Selain secara sah dapat mengarahkan bawahan atau pengikut mereka, pemimpin juga dapat mempunyai pengaruh. Dengan kata lain, pemimpin tidak hanya dapat mengatakan kepada bawahan mereka apa yang harus mereka kerjakan tetepi dapat juga dapat mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan printah pemimpin. Sebagai contoh, Manajer dapat mengarahkan bwahan untuk melaksanakan tugas tertentu, tetapi mungkin pengaruhnya atas bawahanlah yang akan menentukan apakah tugas itu dilaksanakan dengan benar atau tidak.

Manajer dan Fungsi Manajemen

Manajer dan Fungsi Manajemen


Definisi paling umum dari manajer adalah seseorang yang bekerja dengan atau melalui orang lain melalui kegiatan mengkoordinasi berbagai aktifitas pekerjaan dalam upaya untuk mencapai tujuan organisasi. Sebagaimana telah saya kemukakan pada tulisan sebelumnya bahwa tugas utama manajer adalah menkoordinasi. Walalupun nampak sederhana, namun dalam implementasinya kegiatan mengkoordinasi memerlukan kemampuan yang cukup kompleks. Seorang manajer tidak akan dapat mengkoordinasikan suatu proses pekerjaan dengan baik, jika manajer tersebut tidak dianut oleh bagian-bagian atau unit-unit yang akan dikoordinasikan, maka pasti proses koordinasi tidak akan terjadi. Untuk dapat dianut tentu seorang manajer harus memiliki berbagai prasyarat agar supaya dapat dianut.
Dianut atau diikuti oleh orang lain adalah kata penting dalam definisi kepemimpinan, sehingga seseorang yang memilih profesi sebagai seorang manajer harus memiliki kemampuan untuk dianut oleh orang lain atau dengan kata lain seorang yang memilih profesi sebagai manajer harus memiliki jiwa kepemimpinan. Untuk dapat dianut orang harus memiliki reputasi terpercaya, pada hal-hal tertentu juga harus ditambah dengan kemampuan dan skill yang juga terpercaya. Sampai disini, terasa sekali bahwa untuk dapat menjalankan fungsi utama seorang manajer ternyata diperlukan berbagai kompetensi yang kompleks.
Secara teoritis, manajer harus menjalankan fungsi manajemen. Jika fungsi-fungsi manajemen tersebut tidak dijalankan maka orang tersebut tidak lagi disebut sebagai seorang manajer. Terdapat banyak istilah yang digunakan untuk menggambarkan berbagai fungsi manajemen oleh para pakar, namun demikian secara esensial akan memiliki titik kesamaan. Robbins (2003) merinci fungsi manajemen menjadi 4 bagian yang meliputi; planning, organizing, leading, dan controlling. Perencanaan (planning) merupakan pekerjaan yang meliputi, perumusan tujuan, penetapan strategi, pengembangan rencana-rencana menjadi program yang dapat dikoordinasikan dalam penerapannya. Pengorganisasian (organizing) merupakan kegiatan yang menetapkan apa yang diperlukan untuk dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan siapa yang akan mengerjakan. Memimpin (leading) merupakan kegiatan mengarahkan dan memotivasi seluruh komponen yang ada dalam organisasi, dan menyelesaikan berbagai konflik. Sedangkan pengendalian (controlling) merupakan kegiatan untuk memonitor berbagai aktifitas dan menjamin bahwa apa yang dikerjakan sudah sesuai denga perencanaan yang telah dibuat.
Keseluruhan fungsi tersebut itu harus dijalankan oleh seorang manajer. Akan sangat ganjil jika manajer tidak melakukan perencanaan, atau juga akan kelihatan aneh jika manajer tidak melakukan pengorganisasian, kepemimpinan atau bahkan pengendalian. Keseluruhan fungsi tersebut wajib dijalankan oleh seorang manajer. Dari keseluruhan fungsi yang harus dijalankan oleh seorang manajer tersebut, fungsi kepemimpinan adalah fungsi yang paling banyak memerlukan kemampuan dalam hal soft skill sedangkan ketiga fungsi lainnya sebagian besar berkaitan dengan hard skill. Itulah sebabnya fungsi kepemimpinan adalah fungsi yang paling sulit untuk diajarkan, diantara ketiga fungsi manajemen yang lain.
Namun demikian, dalam organisasi yang besar, manajer akan memiliki tingkatan-tingkatan. Tingkatan-tingkatan manajer tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar 1.

Gambar 1: Tingkatan manajer dalam organisasi
Setiap tingkatan dalam jabatan manajer tersebut akan menjalankan seluruh fungsi manajemen, namun memiliki titik tekan yang berbeda. Manajer puncak (top managers) tentu akan menjalankan fungsi perencanaan dan kepemimpinan lebih besar dibandingkan dengan tingkat manajer di bawahnya, sedangkan manajer tingkat bawah (first-line manager) akan lebih banyak menjalankan fungsi pengendalian (controlling) dan pengorganisasian (organizing) dibandingkan dengan tingakatan manajer yang lain. Hubungan antara tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar 2.

Gambar 2: Hubungan antara tingkatan manajer dengan fungsi manajemen
Dengan berbagai pekerjaan tersebut maka pimpinan puncak akan lebih banyak terkait dengan pekerjaan-pekerjaan pada masa yang akan datang,atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam membuat perencanaan misalnya, seorang manajer harus memiliki pandangan jauh kedepan dan mampu melihat apa yang akan terjadi terhadap organisasinya pada masa yang akan datang. Demikian pula pada kegiatan kepemimpinan, manajer harus mampu meyakinkan kepada seluruh orang yang ada didalam organisasi, tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang, dan meyakinkan mereka untuk berbuat kearah yang diharapkan tersebut. Jika dilihat dari jenis pekerjaan yang dilakukan oleh manajer puncak tersebut maka terlihat bahwa pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya adalah berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan konseptual, sehingga manajer puncak dituntut untuk menguasai keterampilan konseptual (conceptual skill).
Berbeda dengan manajer menengah (midle managers), yang sebagian besar berkaitan dengan pekerjaan untuk menjembatani kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh manajer puncak sehingga dapat diimplementasikan oleh first-line managers, maka sangat diperlukan kemampuan berhubungan dengan manusia. Kemampuan ini diperlukan karena manajer menengah berfungsi sebagai penterjemah dari kebijakan-kebijakan yang seringkali belum mampu dipahami oleh first-line managers karena adanya berbagai kesenjangan antar tingkatan manajer. Untuk itulah pada manajer menengah ini kemampuan berhubungan dengan manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang akan sangat membentu dalam menjalankan fungsi manajerialnya.
Sedangkan bagi first-line managers, merupakan manajer yang bersentuhan langsung dengan jenis pekerjaan dan proses layanan yang harus ditangani. Kegiatan pengorganisasian dan pengendalian merupakan fungsi manajemen yang lebih dominan dikerjakan oleh manajer pada level ini. Oleh karena itu manajer pada level ini memerlukan orang dengan kemampuan teknis untuk menangani pekerjaan tersebut. Artinya akan lebih baik orang yang menduduki first-line managers ini adalah orang yang berkecimpung lama dalam jenis pekerjaan tersebut. Dengan demikian keterampilan teknis (technical skill) merupakan keterampilan yang dominan diperlukan oleh manajer pada level ini. Hubungan antara level manajemen dengan keterampilan tersebut digambarkan sebagaimana gambar 3.

Cara Memanajemen Waktu

* Lakukan perencanaan Luangkan waktu Anda untuk membuat perencanaan hidup Anda. Tetapkan  rencana apa saja yang akan Anda lakukan untuk mencapai tujuan dan  cita-cita hidup Anda. Buat rencana secara cermat. Misalnya rencana  untuk menyusun proposal, mengadakan presentasi, menemui klien,  memulai bisnis baru, dll.
* Tetapkan skala prioritas
Setelah membuat perencanaan, buatlah daftar hal-hal yang harus Anda capai dalam waktu dekat. Misalnya, apa yang harus Anda raih dalam  minggu depan, bulan depan, tahun depan, dan seterusnya. Contohnya minggu depan Anda harus sudah bisa `menggolkan’ tender, bulan depan Anda sudah menjalankan proyek penting, tahun depan Anda sudah bisa  menikmati hasil kerja Anda, dsb.
* Batasi rencana Anda
Terlalu banyak rencana juga bukanlah hal yang baik jika Anda sadar  tidak mungkin
mengerjakan semuanya. Rencana yang terlalu banyak  hanya akan membuat Anda stres. Bahkan jika Anda gagal mencapainya Anda bisa frustasi. Buatlah rencana yang Anda yakin dapat  menyelesaikannya.
* Luangkan waktu
  Walau Anda sudah memiliki sejumlah rencana yang akan segera Anda kerjakan, jangan lupa luangkan waktu Anda untuk melakukan hal-hal yang menyenangkan bagi Anda pribadi. Misalnya tidur/beristirahat, melakukan hobi, berkumpul dengan keluarga dan sahabat, berolahraga, belanja, dan bermain internet. Tetapi jangan sampai kesenangan itu menyita waktu Anda sehingga mengesampingkan hal-hal yang lebih penting.

Teknik Pengorganisasian Data

TEKNIK PENGORGANISASIAN DATA

Analisis data merupakan bagian yang amat penting dalam metode ilmiah, karena dengan analisislah data terseut dapat diberi arti dan makna yang berguna dalam memecahkan masalah penelitian. Data mentah yang telah dikumpulkan perlu dipecahkan dalam kelompok-kelompok, diadakan kategorisasi, dilakukan manipulasi, serta diperas sedemikian rupa, sehingga data tersebut mempunyai makna untuk menjawab masalah dan bermanfaat untuk menguji hipotesis.

Setelah data disusun dalam kelompok-kelompok serta hubungan-hubungan yang terjadi dianalisis, perlu dibuat penasiran-penafsiran terhadap hubungan-hubungan antara fenomena yang terjadi dan membandingkannya dengan fenomena-fenomena lain di luar penelitian tersebut.
 1. Tempat kode

Kode dapat dibuat pada IBM coding sheet, pada kartu tabulasi ataupun pada daftar pertanyaan itu sendiri.

1. Membuat tabulasi

Membuat tabulasi termasuk dalam kerja memproses data. Membuat tabulasi tidak lain adalah memasukkan data ke dalam tabel-tabel, dan mengatur angka-angka sehingga dapat dihitung jumlah kasus dalam berbagai kategori

1. Menganalisis data

Langkah pertama dalam analisis adalah membagi data atas kelompok atau kategori-kategori. Kategori tidak lain dari bagian. Beberapa cirri dalam membuat kategori adakah sebagai berikut:

1. Kategori yang dibuat harus sesuai dengan masalah dan tujuan penelitian
2. Kategori harus lengkap
3. Kategori harus bebas dan terpisah
4. Tiap kategori harus berasal dari satu kaidah klasifikasi
5. Tiap kategori harus dalam satu level

1. Analisis hubungan

Peneliti juga harus melihat hubungan yang terjadi antara variabel-variabel dalam penelitiannya. Beberapa jenis hubungan yang perlu diketahui.

1. Hubungan simetris

Apabila sebuah variable berhubungan dengan variabel yang lain, tetapi adanya variable tersebut bukan disebabkan atau bukan dipengaruhi oleh variabel yang lain.

1. Hubungan asimetris

Hubungan antara variabel, di mana satu variabel  mempengaruhi variabel yang lain, tetapi hubungan tersebut tidak timbal balik

1. Hubungan timbal balik

Hubungan antara variabel yang bersifat hubungan dua arah dan saling mempengaruhi satu sama lain.

1. Analisis silang

Analisis silang adalah analisis dengan menggunakan tabel silang. Tabel silang ini dapat berbentuk frekuensi atau  persentase.

1. Analisis  Sosiometrik

Analisis sosiometrik adalah analisis dalam mengadakan pilihan. Pilihan tersebut dapat saja mengenai pilihan terhadap orang, partai politik, kelompok minoritas, pengaruh, garis komunikasi, dan sebagainya.

1. Analisis semantic differensial

Dalam analisis perbedaan semantic, peneliti dihadapkan kepada kajian skala yang telah diberikan pada sifat-sifat bipolar, baik dalam kategori evaluasi, potensi, ataupun kegiatan. Analisis ini dapat dikerjakan dengan menggunakan analisis variance-variance, tetapi analisis sering dilakukan adalah dengan cara yang lebih mudah, yaitu dengan menggunakan analisis jarak klaster ataupun analisis skor faktor.

1. Penafsiran data

Penafsiran atau interpretasi tidak lain dari pencarian pengertiaan yang lebih luas tentang penemuan-penemuan. Penafsiran data tidak dapat dipisahkan dari analisis, sehingga sebenarnya penafsiran merupakan aspek Penafsiran atau interpretasi tidak lain dari pencarian pengertiaan yang lebih luas tentang penemuan-penemuan. Penafsiran data tidak dapat dipisahkan dari analisis, sehingga sebenarnya penafsiran merupakan aspek tertentu dari analisis, dan bukan merupakan bagian yang terpisah dari analisis. Secara umum, penafsiran adalah penjelasan yang terperinci tentang arti yang sebenarnya dari materi yang dipaparkan.

1. Generalisasi dan kesimpulan

Generalisasi adalah penarikan suatu kesimpulan umum dan analisisGeneralisasi adalah penarikan suatu kesimpulan umum dan analisis penelitian. Generalisasi yang di buat harus berkaitan pula dengan teori  yang mendasari penelitian yang dilakukan. Setelah generalisasi  dibuat, maka peneliti perlu pula menarik kesimpulan-kesimpulan dari penelitian. Peneliti harus cukup hati-hati dalam membuat kesimpulan penelitiannya. Tiap peneliti tidak pernah luput dari bias pribadi yang ada kalanya bias ini akan mempengaruhi kesimpulan yang akan ditarik.
Peneliti hendaknya tidak mencampuradukkan antara kesimpulan dan rekomendasi. Karena itu, peneliti ilmu-ilmu social harus hati-hati sekali dalam menyimpulkan hasil penelitiannya, lebih-lebih lagi karena kesimpulan yang ditarik mempunyai implikasi yang pancamuka, baik implikasi ekonomi, politik, maupun sosial.
TEKNIK STATISTIK

1. Tabel Distrbusi Frekuensi

Pengaturan tehadap data dalam bentuk kategori-kategot atau kelas-kelas

1. Tabel Distribusi Frekuensi

Pembagian data yang diatur dalam kelas dengan frekuensinya dan dalam pembagiannya besar interval kelas harus sama

1. Distribusi Frekuensi Kumulatif

Jumlah frekuensi dari semua nilai yang lebih kecil dari limit atas suatu interval kelas, sampai dengan termasuk kelas yang bersangkutan.

1. Mean, Median, dan Mode
   1. Mean

Mean atau rata-rata, yang palin sering digunakan adalah rata-rata hitung.

1. Median

Median adalah nilai tengah-tengah yang dicari dari sebuah seri yang sudah diatur menurut rangking. Median sering digunakan sebagai nilai tengah variabel yang mempunyai ukuran ordinal.

1. Mode

Mode dari suatu set pengamatan, adalah nilai yang muncul terbanyak, atau nilai pengamatan yang mempunyai frekuensi pemunculan yang terbanyak.

1. Variance dan Standar Deviasi

Seberapa jauh nilai pengamatan tersebar di sekitar nilai rata-rata dinamakan variasi atau disperse dari data. Ukuran variasi banyak jenisnya, tetapi yang sering dipergunakan adalah variance dan standar deviasi. Sedangkan standar deviasi adalah akar dari variance.

1. Estimasi Terhadap Mean dan Populasi

Tidak jarang seorang peneliti dihadapkan kepada masalah untuk mengadakan estimasi terhadap mean dari populasi dengan menggunakan sampel. Mean dengan sampel ini dapat dilakukan dengan menarik sebuah sampel dari mean sampel tersebut lalu dapat diadakan estimasi terhadap mean atau rata-rata  sampel.

1. Uji T Untuk Membedakan Dua Buah Mean

Salah satu penggunaan statistik adalah untuk memutuskan apakah sebuah hipotesis diterima atau ditolak. Di mana pengujian ini memerlukan asumsi distribusi normal dan homogenitas variance.

1. Uji U Mann-Whitney

Pengujiaan ini merupakan alternatif lain untuk menguji beda mean dari dua sampel. Uji U ini tidak memerlukan asumsi distribusi normal dan homogenitas variance. Yang diperlukan hanya data adalah kontinu dan mempunyai skala ordinal.

1. Uji Kuadrat Chi

Banyak kerja penelitian menggunakan ukuran nominal untuk mengukur atribut-atribut dari fenomena tertentu. Statistik kuadrat Chi dapat digunakan untuk menguji hipotesis tentang distribusi dari ukuran atau variabel-variabel penelitian tersebut. Secara umum, pengujian ini digunakan dalam penelitian untuk mencari kecocokan ataupun menguji ketidakadaan hubungan antara beberapa populasi.

1. Uji Kolmogorov Smirnov

Pengujian ini adalah satu uji lain untuk mengganti uji kuadrat Chi untuk dua sampel yang independen. Pengujian ini memerlukan asumsi distribusi yang kontinu.  Pengujian ini berkehendak untuk menguji hipotesis bahwa tidak ada beda antara dua buah distribusi, atau untuk menentukan apakah distribusi dua populasi mempunyai bentuk serupa. Uji ini bertitik tolak dari kenyataan bahwa jika dua sampel  independen yang ditarik dari sebuah populasi yang mempunyai kontribusi kontinu, dan masing-masing frekuensinya digambar dalam bentuk grafik, maka beda dari kedua kurva tersebut tidak tergantung dari distribusi populasi.

1. Analisis Variance

Analisis Variance pada dasarnya tidak lain dari teknik matematika untuk memisahkan komponen-komponen variasi dalam suatu set hasil penelitian. Dalam keterangan-keterangan lebih lanjut, analisis variance yang diterangkan dihubungkan dengan desain percobaan yang dipilih.

1. Teknik Korelasi

Ada kalanya seorang peneliti ingin melihat hubungan yang terjadi antara satu variabel dengan variabel yang lain. Derajat hubungan yang terjadi dinamakan korelasi. Jika nilai-nilai suatu variabel meningkat sedangkan nilai-nilai variabel yang lain menurun, maka kedua variabel tersebut mempunyai korelasi negatif. Sebaliknya, jika nilai-nilai suatu variabel meningkat dan diikuti pula dengan meningkatnya nilai variabel lain, atau menurunnya nilai suatu varabel dan diikuti pula dengan menurunnya nilai variabel lain, kedua variabel tersebut mempunyai korelasi positif.
Derajat antara dua variabel diukur dengan indeks korelasi, yang disebut koefisien korelasi.

1. Analisis Regresi

Peneliti ada kalanya berkehendak untuk mempelajari bagaimana variasi dari beberapa variabel independen mempengaruhi variabel dependen dalam suatu fenomena yang kompleks

Struktur Pengorganisasian Data

Data merupakan salah satu hal penting yang tidak dapat ditinggalkan dalam pemakaian komputer. Data adalah sekumpulan fakta yang dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti dari hasil pengukuran, pengamatan di labolatorium, hasil survey, angket dan lain sebagainya. Dengan bermacam cara data disajikan dan diolah menjadi informasi. Informasi dapat disajikan dengan tulisan ataupun lisan, informasi sangat penting karena berfungsi sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. 

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Organisasi adalah pengelompokan suatu data untuk mencapai tujuan tertentu . Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Organisasi adalah pengelompokan suatu data untuk mencapai tujuan tertentu .

Struktur data adalah suatu koleksi atau kelompok data yang dapat dikarakterisasikan oleh organisasi serta operasi yang didefinisikan terhadapnya. Pengertian struktur data adalah elemen data (mulai dari byte) yang ditentukan tipe datanya, diorganisasi (dibentuk, disusun, atau dikelompokkan) dan akan diproses sesuai dengan tipe datanya. Pada definisinya, data dapat dikategorikan menjadi :

Tipe data sederhana atau data sederhana, yang terdiri dari :

-  Data sederhana tunggal, misalnya integer, real, Boolean, serta character.

-  Data sederhana majemuk, misalnya string.

Tipe data ini dapat diorganisasikan menjadi berbagai struktur data dengan berbagai cara tertentu. Struktur data, meliputi :

-  Struktur data sederhana, misalnya array dan record.

-  Struktur data majemuk, terdiri atas :

-  Linear, misalnya stack, queue, dan linear linked list.

- Nonlinear, misalnya pohon binary (binary tree), pohon cari biner (binary search tree), pohon cari m-way (m-way search tree), general tree, serta graph.

Kedua kategori diatas terutama diperuntukkan untuk data pada storage utama. Data yang diperuntukan untuk storage tambahan, memiliki struktur data yang dikenal dengan organisasi file. Tipe organisasi file diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sequential

- Record disimpan dalam file secara beruntun berdasarkan waktu tiba dari pekerjaan yang diwakilinya, sehingga membentuk first-in-first-out (FIFO), struktur data seperti ini disebut antrean atau queue.

- Record yang masuk pertama akan memiliki indeks atau alamat yang lebih kecil daripada record yang masuk kemudian.

2. Indexed Sequential

- Record disimpan secara berurutan.

- Record yang masuk terlebih dahulu disimpan pada tempat yang lebih kecil.

- Untuk melakukan pencarian pada organisasi ini perlu menggunakan pencarian terlebih dahulu.

- Dengan organisasi file ini lebih fleksibel karena ukuran file disesuaikan dengan banyaknya data yang ada pada setiap file.

3. Relative

4. Multikey

Dua buah struktur data sederhana adalah array atau larik dan record. Array merupakan struktur data yang terurut dan homogen, terdiri dari data item yang membentuk satu kesatuan yang tipe datanya sama. Sedangkan record merupakan struktur data yang terdiri atas serangkaian data item dengan tipe data yang berbeda.

Pemakaian struktur data yang tepat di dalam proses pemrograman, akan mengasilkan algoritma yang lebih jelas dan tepat, sehingga menjadikan program secara keseluruhan lebih sederhana.

Suatu struktur data dicirikan dengan : 

1. Jenis atau satuan data pembentuknya 

2. Hubungan antara satuan tersebut

Strukutur data terdiri dari satuan data sederhana yang cocok untuk program yang dipakainya. Hubungan antara satuan data tersebut membentuk salah satu cirri dari struktur yang bersangkutan. Jika sebuah struktur data sudah tersedia maka struktur data itu langsung dapat digunakan. Jika satuan data sederhana dapat membentuk sebuah struktur yang lebih efisien dalam penggunaan memori, maka struktur data tersebut dapat disatukan. Struktur tersebut tidak dapat langsung ditujukan kepada sebuah address, maka dari itu harus melalui proses pemrograman. Jika menggunakan penyajian secara sequential, maka komponen struktur data ditempatkan ke dalam relokasi memori secara berurutan.